Tutoriel - Suivre l'avancement du Projet

L'avancement mesure la progression du projet. Il est donc essentiel au pilotage du projet.

Ce tutoriel présente comment l'avancement est géré avec PMA.

Calcul de l'avancement dans PMA

L'avancement d'un projet est calculé en fonction de l'avancement de ses objectifs. Et lorsque tous les objectifs sont atteints, le projet est terminé.

L'avancement s'exprime sous la forme d'un pourcentage entre 0 et 100.

Découpage du projet dans PMA:

Pour suivre l'avancement de chaque objectif, le chef de projet a le choix entre 5 techniques (cf. chapitre suivant). Le choix s'effectue au niveau de chaque objectif.

Pour le reste (le projet, les phases et les étapes), PMA calcule automatiquement leurs avancements selon un algorithme de somme pondérée. La pondération utilise la valeur de chacun des sous-éléments, qui est par défaut son coût budgété.

Avancement des objectifs

L'avancement d'un objectif est soit saisi au niveau de l'objectif soit calculé automatiquement à partir des tâches. Ce choix binaire est réalisé dans la fiche de l'objectif. (Par défaut, il est paramétré pour être saisi.)

Chaque option a ses avantages et ses inconvénients. Notamment, le calcul à partir des tâches a l'avantage d'être automatique mais a l'inconvénient d'exiger que toutes les tâches soient identifiées en amont.

Saisie au niveau de l'objectif

Le chef de projet peut soit saisir un pourcentage d'avancement (option 1) soit un reste à faire en heures (option 2) pour l'objectif. (cf. formule entre reste à faire et avancement )

Cette saisie est faite directement dans le rapport d'avancement (cliquer sur la cellule du tableau du rapport d'avancement d'une étape pour l'éditer).

Cette saisie est légère car elle ne concerne que les objectifs, beaucoup moins nombreux que les tâches, et une mise à jour hebdomadaire est généralement suffisante.

Le pourcentage peut être déterminé selon plusieurs modes: au jugé, avancement physique, modélisé etc.

Calcul automatique à partir des tâches

Lorsqu'un objectif est configuré pour que l'avancement soit calculé à partir des tâches, son avancement est calculé soit grâce à la technique traditionnelle du reste à faire (option 3) soit en fonction du pourcentage de tâches terminées (option 4). Ce choix est une configuration globale au niveau du projet (onglet Paramètres / rubrique Projet / section Option pour le calcul de l'avancement...).

Les 2 techniques sont détaillées dans les 2 chapitres suivants.

NB: Le calcul automatique à partir des tâches exige que toutes les tâches rattachées à l'objectif soient créées au même moment.

Technique du Reste à faire

Lorsqu'un objectif est configuré pour utiliser le reste à faire de ses tâches (option 3), il est obligatoire de saisir un reste à faire (en heures) pour toutes ses tâches.

Les membres du projet saisissent et mettent à jour le reste à faire des tâches qui leur sont assignées.

PMA facilite la mise en jour en actualisant automatiquement le reste à faire en fonction du temps passé sur la tâche. Ainsi, la saisie du reste à faire intervient seulement à la création de la tâche et lorsqu'une réévaluation est nécessaire.

Un voyant apparaît dans la liste de tâche pour indiquer que le reste à faire est épuisé sur une tâche. Dans ce cas, il faut éditer la tâche pour définir un nouveau reste à faire.

% de tâches terminées

Avec cette option, le % d'avancement de l'objectif est égal au % de tâches terminées pour cet objectif.

Objectifs et sous-objectifs

Lorsqu'un objectif a des sous-objectifs, son avancement est par défaut calculé selon une somme pondérée des avancements de ses sous-objectifs (option 5).

Si on saisit manuellement un avancement (option 1) ou un reste à faire (option 2) pour l'objectif ou s'il est configuré pour utiliser les tâches (options 3 et 4), les avancements des sous-objectifs seront ignorés et seront barrés dans le rapport d'avancement.

Conseil n°1

Dans le doute ou au départ, choisissez toujours l'option la plus simple, qui est l'option par défaut.

En effet, la saisie manuelle (option 1 ou 2) permet de garder le contrôle, tandis que la technique du reste à faire (option 3) s'adresse plutôt à une utilisation avancée.

Conseil n°2

Choisissez la bonne granularité pour les objectifs du projet.

Si les objectifs sont trop gros, l'avancement risque d'être très approximatif. Dans ce cas, décomposez les objectifs en sous-objectifs.

Si les objectifs sont trop petits, ce sera très lourd à gérer. Dans ce cas, il est possible de regrouper plusieurs objectifs pour en faire un plus gros.

La bonne granularité des objectifs est une affaire de compromis entre précision de l'avancement et charge de gestion.

Conseil n°3

Si un objectif est à 100% d'avancement, pensez à le clore en changeant son statut à Terminé. Ainsi vous vous assurez qu'il ne reste aucune tâche rattachée à cet objectif.

Ce conseil s'applique aussi aux étapes et aux phases.

Astuce de l'expert

Voici une technique pour combiner les avantages de chaque option.

Pour un objectif, commencez par saisir manuellement l'avancement. C'est simple et ne requiert pas d'identifier immédiatement toutes les tâches et d'estimer leurs restes à faire.

Puis lorsqu'on approche de la fin (par exemple à 70% d'avancement), basculez l'objectif en mode «calcul automatique» et saisissez le reste à faire au niveau des tâches restantes. A ce stade de l'avancement, l'identification des tâches restantes devrait être simple et la saisie des restes à faire moins lourde.