Beaucoup d'entre nous ont eu l'habitude de manipuler des tâches dans les outils de gestion de projet traditionnels. Or le Project Manager Assistant et sa gestion de projet 2.0 propose aux chefs de projets de s'abstraire des détails pour se concentrer sur son rôle de manager et la gestion des objectifs.
Il peut arriver dans la première prise en main de PMA que les vieilles habitudes reprennent le dessus et qu'il y ait une confusion entre les notions de tâche et d'objectif. Heureusement la distinction est facile à faire...
Définitions
Les objectifs sont collectifs et représentent des résultats attendus, en général visibles par le client du projet.
Les tâches sont individuelles et représentent des actions, qui intéressent très peu le client, voire pas du tout.
Relation
La relation entre les objectifs et les tâches est très simple. Les tâches participent à la réalisation d'un objectif.
Dans le jargon informatique, il s'agit donc de 2 concepts différents reliés par une relation 1-n. Ceci se traduit par: pour chaque objectif, il y a une ou plusieurs tâches associées; et chaque tâche est associée à un objectif.
La distinction est moins évidente lorsqu'une seule tâche suffit pour réaliser un objectif. Attention cependant à travailler avec une granularité d'objectifs et de tâches adéquates, c.-à-d. ni trop faible ni trop forte. Si on a beaucoup d'objectifs avec une seule tâche associée, soit les tâches sont trop grosses (durée trop longue), soit les objectifs sont trop détaillés.
Qu'est-ce qui est planifié ?
Réponse: Les objectifs. Ce sont eux que gère le chef de projet. Cela réduit énormément la charge du chef de projet par rapport à une approche classique où chaque tâche doit être planifiée individuellement. Cela rend aussi beaucoup plus simple un changement de planification. Au final, ce que veut le client, c'est un résultat à une date donnée, et non des tâches à une date donnée.
NB: il existe la possibilité dans PMA de mettre une date limite pour certaines tâches qui l'exigeraient. PMA fournit alors une alerte 7 jours avant la date limite, puis une autre pour signaler le dépassement de la date. Cela apparaît sous la forme d'un petit réveil dans la liste des tâches.
Qu'est-ce qui est affecté aux membres du projet ?
Réponse: Les tâches, car seules les tâches sont individuelles, tandis que les objectifs sont collectifs. Même s'il serait faisable d'avoir des affectations multiples, cela n'est pas forcément souhaitable d'un point de vue de la clarté de la situation et des responsabilités. Il est plus simple d'avoir une seule affectation par tâche, et rien n'empêche de créer plusieurs tâches.
Comment sont affectées les tâches ?
L'approche de la gestion de projet 2.0 de PMA suggère que tout le monde puisse créer des tâches et que chacun s'affecte lui-même les tâches. Cela va dans le sens de la responsabilisation et de l'engagement.
Mais depuis la version 1.5.5, le chef de projet ou les membres avec privilèges peuvent aussi affecter des tâches aux autres membres.
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